Pflichtangaben für geschäftliche eMails

Was bisher nur für Geschäftspost auf Papier galt, gilt wegen der Gesetzesänderungen der §§ 37a HGB, 35a GmbHG und 80 AktG, die zum 1. Januar 2007 in Kraft getretenen sind, nun auch für E-Mails:

Gesamte Geschäftspost, egal ob Papierbrief oder E-Mail, müssen folgende Angaben enthalten:

  • die Rechtsform des Unternehmens,
  • den Sitz des Unternehmens,
  • das zuständige Registergericht des Sitzes des Unternehmens und die Nummer, unter welcher das Unternehmen im Handelsregister eingetragen ist, sowie
  • Namen aller Geschäftsführer und,
  • sofern die Gesellschaft einen Aufsichtsrat, dann den den Namen des Aufsichtsratsvorsitzenden.

Die Geschäftsführer und der Aufsichtsratsvorsitzende müssen mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen angegeben werden.

Diese Angaben sind bei Mitteilungen oder Berichten, welche im Zuge einer bestehenden Geschäftsbeziehung verschickt werden nicht notwendig; lediglich in Einzelfällen sind diese besonderen Angaben erforderlich.

Wichtig: Bestellscheine gelten ebenfalls als Geschäftsbriefe, und auf Ihnen müssen diese Pflichtangaben auch in einer bestehenden Geschäftsbeziehung enthalten sein.

Werden diese Angaben nicht gemacht, droht nicht nur ein gerichtliches Zwangsgeld, es folgen aber auch kostenpflichtige Abmahnungen von der Konkurrenz und von Anwaltskanzleien, die ihr Geld mit Abmahnungen verdienen. Deswegen sollten Sie für geschäftliche eMails in Ihrem eMail-Programm einen "Footer" mit diesen Angaben einrichten, welcher jeder eMail automatisch angehängt wird.

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